Automatia

Budujemy asystentów głosowych, czatboty, agentów AI i automatyzacje, które pracują w programach, których już używacie.

Umów rozmowę →

Automatia

Sprawa załatwiona, dane w systemie.

zaczynamy od jednego procesukod i system zostają u WasRODO i AI Act na piśmie przed startem

Rozmowa i to, co dzieje się po niej

Wizyta zapisana, choć zespół jest przy autach

Problem
Telefon dzwoni, gdy nikt nie może odejść od stanowiska. Terminy zapisuje się na kartce i przepisuje później.
Co robi system
Asystent odbiera, sprawdza wolne terminy w kalendarzu serwisu i zapisuje wizytę.
Wynik
Wizyta jest w kalendarzu, klient ma SMS, mechanik widzi model auta. Nikt nie przepisuje danych.

Telefon do serwisuWtorek, 10:42

  1. AsystentDzień dobry, serwis przy ulicy Polnej, mówi asystent AI. W czym mogę pomóc?
  2. KlientChciałbym zmienić opony na zimowe. Passat, kombi.
  3. AsystentMam wolny czwartek o 8:00 albo piątek o 14:30. Który termin pasuje?
  4. KlientCzwartek.
  5. AsystentZapisane: czwartek 8:00, wymiana opon, Volkswagen Passat. Wyślę SMS z potwierdzeniem na ten numer.

Co dzieje się potem

  • Kalendarz serwisuWizyta trafia na stanowisko z wolnym podnośnikiem.
  • SMSKlient dostaje godzinę i adres.
  • Karta zleceniaMechanik widzi model auta i rodzaj usługi.
  • PrzypomnienieDzień wcześniej wychodzi SMS. Odwołany termin wraca do grafiku.

Odwołana wizyta wraca do grafiku przed ósmą

Problem
Pacjenci odwołują wizyty, zanim rejestracja zacznie pracę, a zwolniona godzina przepada.
Co robi system
Asystent odbiera przed ósmą, odwołuje wizytę i od razu proponuje nowy termin.
Wynik
Wolna godzina wraca do puli, a pierwsza osoba z listy oczekujących dostaje propozycję SMS-em.

Telefon do gabinetuPoniedziałek, 7:55

  1. AsystentGabinet fizjoterapii, mówi asystent AI. Rejestracja otwiera się o ósmej, ale mogę pomóc od razu.
  2. PacjentkaMuszę odwołać jutrzejszą wizytę o 16:00.
  3. AsystentOdwołuję wtorek, 16:00. Czy zapisać panią na inny termin? Najbliższy wolny jest w czwartek o 17:30.
  4. PacjentkaTak, czwartek.

Co dzieje się potem

  • System rezerwacjiWtorkowa godzina wraca do puli wolnych terminów.
  • Lista oczekującychPierwsza osoba z listy dostaje SMS z propozycją tego terminu.
  • Grafik fizjoterapeutyWidać zmianę i jej powód.

Komplet dokumentów bez stosu zdjęć

Problem
Klienci przysyłają zdjęcia faktur wieczorami. Część jest nieczytelna, a braki wychodzą tuż przed terminem.
Co robi system
Asystent na czacie przyjmuje dokumenty, odczytuje dane i od razu prosi o brakujące albo nieczytelne.
Wynik
Księgowa dostaje uporządkowane zestawienie zamiast stosu zdjęć, a klient przypomnienie przed terminem.

Czat z klientem biuraCzwartek, 21:10

  1. KlientWysyłam zdjęcia faktur za październik.
  2. AsystentDziękuję, mam cztery faktury. Na jednej nie widać numeru NIP sprzedawcy. Może pan przesłać ją jeszcze raz albo w PDF?
  3. KlientJasne, już wysyłam PDF.
  4. AsystentKomplet. Brakuje jeszcze wyciągu z konta za październik.

Co dzieje się potem

  • Folder klientaFaktury trafiają do folderu z odczytaną datą, kwotą i kontrahentem.
  • Lista do sprawdzeniaKsięgowa dostaje zestawienie zamiast stosu zdjęć w skrzynce.
  • PrzypomnienieJeśli wyciąg nie dojdzie, klient dostaje wiadomość przed terminem.

Status zamówienia w niedzielę wieczorem

Problem
Pytania o paczki przychodzą w weekendy, gdy obsługa nie pracuje, i czekają do poniedziałku.
Co robi system
Czatbot sprawdza zamówienie w sklepie i u przewoźnika, zgłasza opóźnienie i proponuje zwrot.
Wynik
Klientka ma odpowiedź od razu, a zespół w poniedziałek zgłoszenie z całą historią czatu.

Czat w sklepieNiedziela, 18:20

  1. KlientkaGdzie jest moje zamówienie? Miało być w piątek.
  2. AsystentProszę o numer zamówienia albo adres e-mail podany przy zamówieniu.
  3. KlientkaZamówienie 48213.
  4. AsystentPaczka czeka w sortowni przewoźnika od piątku. Zgłosiłem opóźnienie. Mogę też przygotować zwrot, jeśli woli pani zrezygnować.

Co dzieje się potem

  • Sklep i przewoźnikAsystent sprawdza status w obu systemach, zamiast zgadywać.
  • Zgłoszenie do obsługiOpóźnienie trafia do zespołu razem z historią czatu.
  • PrzekazaniePytanie, na które asystent nie zna odpowiedzi, przejmuje człowiek w godzinach pracy.

Pięć rzeczy, które budujemy

Każda działa osobno, ale najczęściej łączymy dwie albo trzy: asystent odbiera, automatyzacja zapisuje, integracja przenosi dane dalej.

Dwie części, jeden start

Wdrożenie to projekt z ustalonym zakresem

Wyceniamy po pierwszej rozmowie, gdy znamy proces i programy, z którymi system ma pracować. Zakres i odbiór opisane przed startem.

Utrzymanie to abonament miesięczny

System, który rozmawia z klientami, wymaga opieki. Abonament można zakończyć. System i kod zostają u Was.

Przed startem dostajecie na piśmie

  • Umowę powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO)
  • Listę podwykonawców i miejsc, w których przetwarzane są dane
  • Analizę obowiązków z AI Act dla tego wdrożenia
  • Opis tego, co należy do Was: kod, dane, konta
  • Start

Branże, od których zaczynamy

Gabinety i przychodnie

Rejestracja przez telefon i czat, przypomnienia o wizytach, odwołane godziny wracają do grafiku.

Kancelarie prawne

Pierwszy kontakt i zebranie opisu sprawy przed rozmową z prawnikiem. Asystent nie udziela porad prawnych.

Biura rachunkowe

Zbieranie dokumentów od klientów, odczyt faktur, przypomnienia o brakach i terminach.

Sklepy internetowe

Czat o statusie zamówienia, zwrotach i dostępności, z danymi prosto ze sklepu i od przewoźnika.

Serwisy i warsztaty

Telefon odebrany, gdy zespół pracuje. Terminy, pytania o stan naprawy, zgłoszenia trafiają do grafiku.

Agencje marketingowe

Materiały przygotowane z jednego briefu, harmonogram publikacji i kontrola jakości przed wysłaniem do klienta.

Innej branży też się podejmiemy, jeśli proces jest powtarzalny.

Zanim napiszecie

Czy klient wie, że rozmawia z AI?

Tak. Asystent mówi to na początku rozmowy i informuje o nagrywaniu, jeśli rozmowy są nagrywane. Rozmówca w każdej chwili może poprosić o człowieka. Gdy asystent nie zna odpowiedzi, mówi to i przekazuje sprawę dalej: przełącza, zostawia notatkę albo umawia oddzwonienie.

Czy dane trafiają do modelu w chmurze?

To zależy od wdrożenia i od rodzaju danych. Możemy użyć modelu dostawcy chmurowego objętego umową powierzenia albo uruchomić rozpoznawanie mowy i model językowy na serwerze, nad którym macie kontrolę. Wybór i jego powody zapisujemy w dokumentacji.

Do kogo należy kod?

Kod napisany dla Was w ramach wdrożenia należy do Was. Przekazujemy repozytorium, dokumentację i instrukcję uruchomienia.

Biblioteki o otwartym kodzie i usługi zewnętrznych dostawców mają własne licencje. Wypisujemy je przed startem, żebyście wiedzieli, od czego zależy system.

Jak rozliczamy wdrożenie i utrzymanie?

Osobno. Wdrożenie wyceniamy jako projekt po pierwszej rozmowie, gdy znamy proces i systemy. Utrzymanie to miesięczny abonament: monitoring, poprawki, aktualizacje i raport. Abonament można zakończyć, a system zostaje u Was.

Dane, prawo i kod →

Od czego zaczynamy?

Wpiszcie, co zabiera najwięcej czasu. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i zaczyna się od tego opisu.

Rodzaj pracy

Z bloga

Piszemy o tym, co wdrażamy, i o przepisach, które trzeba przy tym sprawdzić.

Wszystkie wpisy →
Fala dźwiękowa z tysięcy cienkich linii w kolorach turkusu i bursztynu

AI Act · 2 min

Kiedy asystent musi powiedzieć, że jest AI

Obowiązek informowania z art. 50 AI Act i to, jak wygląda w pierwszych sekundach rozmowy telefonicznej.

Cztery nałożone na siebie płaszczyzny połączone świecącymi nitkami danych

RODO · 2 min

Umowa powierzenia przy wdrożeniu AI

Kto jest administratorem, kto podwykonawcą, gdzie trafiają nagrania i jak długo są przechowywane.

Strumień linii płynący z rozproszonej chmury punktów do uporządkowanej bryły serwera

Technika · 1 min

Model w chmurze czy na własnym serwerze

Nie ma jednej dobrej odpowiedzi. Są cztery pytania, po których wybór zwykle staje się oczywisty.